Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar fácil e
rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem
executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou
previstas no âmbito aplicado. Modelos de Plano de Ação
Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.
1. Modelo Simples
Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e Comentários.
Aplicação: Livre
Vantagens:
- Simplicidade
- Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa
- Possui poucas informações
2. Plano de Ação com tabela RACI
Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais envolvidos em cada tarefa.
Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.
Vantagens:
- Mostra o envolvimento das partes interessadas
- Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usar
- Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefa
(versão português) (versão inglês)
Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,
Vantagens:
- Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.
- Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.
- Com boa formatação pode mostrar profissionalismo
- Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.
4. Plano de Ação com tabela dinâmica
Um modelo de Plano de Ação que gosto muito é este com tabela dinâmica associada. Ele permite que se faça um acompanhamento estatístico das tarefas por categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que você prefira. O formato de relatório é exemplificado na figura abaixo.
Vantagens:
- Permite a coleta completa de informações das tarefas
- Acompanhamento dos status via tabela dinâmica do Excel
- Permite a geração de relatórios de status com gráficos
- Não funciona bem para múltiplos usuários
- Exige preenchimento de todos os campos
- Exige atualização da tabela dinâmica sempre que se desejar ver os dados (botão direito na tabela dinâmica -> Atualizar)
5. Kanban simples
O Kanban simples é uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas três colunas (Pendente, Em Andamento e Concluída), pode-se adicionar colunas a vontade.
Aplicação: Ações contínuas ou com timebox definido, pois não possui campo de data.
Vantagens:
- Simples e prático
- Pode ser feito fora do computador com post-its
- Dá visibilidade em tempo real do andamento das ações
- Não controla datas
- É preciso construir “fichas” com descrição das atividades e nomes dos responsáveis (também se pode usar post-its de cores diferentes)
- Não permite estatísticas
5. Kanban para múltiplos projetos
É uma variação “matricial” do Kanban, que permite o acompanhamento de múltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).
Aplicação: Quando se tem múltiplas filas
Vantagens:
- Simplicidade e praticidade
- Na área de “concluídas” se tem o histórico da fila
- Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, não possui indicadores, nem dependências
- Não permite estatísticas
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