Como fazer um Plano de Ação

O Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.
Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar fácil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.
Modelos de Plano de Ação
Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.
1. Modelo Simples

Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e Comentários.
Aplicação: Livre
Vantagens:

• Simplicidade
• Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa

Desvantagens:

• Possui poucas informações

Download: 

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2. Plano de Ação com tabela RACI 

Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais envolvidos em cada tarefa.
Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.
Vantagens:

• Mostra o envolvimento das partes interessadas

Desvantagens:

• Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usar
• Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefa

Download:  (versão português)  (versão inglês)

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3. Plano de Ação com data efetiva

Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,
Vantagens:

• Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.
• Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.
• Com boa formatação pode mostrar profissionalismo

Desvantagens:

• Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.

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4. Plano de Ação com tabela dinâmica


Um modelo de Plano de Ação que gosto muito é este com tabela dinâmica associada. Ele permite que se faça um acompanhamento estatístico das tarefas por categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que você prefira. O formato de relatório é exemplificado na figura abaixo.

Aplicação: Controle individual de atividades com acompanhamento estatístico.
Vantagens:

• Permite a coleta completa de informações das tarefas
• Acompanhamento dos status via tabela dinâmica do Excel
• Permite a geração de relatórios de status com gráficos

Desvantagens:

• Não funciona bem para múltiplos usuários
• Exige preenchimento de todos os campos
• Exige atualização da tabela dinâmica sempre que se desejar ver os dados (botão direito na tabela dinâmica -> Atualizar)

Download: 

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5. Kanban simples

O Kanban simples é uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas três colunas (Pendente, Em Andamento e Concluída), pode-se adicionar colunas a vontade.
Aplicação: Ações contínuas ou com timebox definido, pois não possui campo de data.
Vantagens:

• Simples e prático
• Pode ser feito fora do computador com post-its
• Dá visibilidade em tempo real do andamento das ações

Desvantagens:

• Não controla datas
• É preciso construir “fichas” com descrição das atividades e nomes dos responsáveis (também se pode usar post-its de cores diferentes)
• Não permite estatísticas

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5. Kanban para múltiplos projetos

É uma variação “matricial” do Kanban, que permite o acompanhamento de múltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).


Aplicação: Quando se tem múltiplas filas
Vantagens:

• Simplicidade e praticidade
• Na área de “concluídas” se tem o histórico da fila

Desvantagens:

• Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, não possui indicadores, nem dependências
• Não permite estatísticas

Download: 

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