Veja como ser mais rápido e eficaz no uso do Excel

O Excel é um dos programas mais populares nos escritórios do mundo todo. Segundo a edição 2004 do estudo da Fundação Getúlio Vargas que mapeia o ambiente de informática nas empresas brasileiras, o software de planilha eletrônica da Microsoft está presente em nada menos de 93% delas.

No entanto, muitos usuários não conhecem a infinidade de recursos e atalhos que podem ser usados para trabalhar com o Excel de maneira mais eficaz e mais rápida. Por isso, Mundo Digital organizou 45 dicas que tornam a convivência com o Excel mais tranqüila. Veja:

Quebra de linha:
Para quebrar uma linha dentro de uma célula, faça o seguinte:

Digite o texto dentro da célula;

Pressione Alt+Enter para inserir uma quebra de linha;

Insira o texto restante;

Dê Enter quando terminar.

Mais linhas ou colunas: Para inserir uma linha ou uma coluna, aponte para a coluna ou a linha seguinte àquela em que se quer inserir e, com o botão direito do mouse, escolha a opção inserir.

Falta de espaço: Caso a quantidade de dados ou texto não caiba em uma célula, é possível resolver a situação dando um duplo clique na margem direita do cabeçalho da coluna (a letra que identifica a coluna). Isso irá alargar o tamanho de toda a coluna, deixando-a no tamanho da maior célula existente nela.

Semlinhas de grade: Caso você não queria ver as linhas de grade da planilha ativa, faça o seguinte:

Clique no menu Ferramentas-Opções;

Clique na aba Exibir;

No campo Opções da janela, desmarque a caixa "Linhas de grade".

Autocorreção: O recurso Autocorreção agiliza o preenchimento de expressões usadas com freqüência. Veja como ativá-lo:

Vá ao menu Ferramentas-AutoCorreção;

No campo Substituir digite a abreviação da palavra ou expressão. Exemplo: "drh";

Clique no comando AutoCorreção;

No campo Por digite a palavra ou expressão. Exemplo: "Departamento de Recursos Humanos;

Tecle Enter duas vezes;

Para testar, digite a abreviação drh em uma célula e tecle Tab, Enter ou a barra de espaço. Você a verá substituída pela expressão completa.

Não se movam!: Veja como fixar células de forma que elas não se movam:

Ponha o cursor uma célula abaixo da última linha, ou à direita da última coluna (se for nas duas direções atenda às duas condições simultaneamente), que quer fixar;

Selecione o menu Janela-Congelar Painéis;

Um traço horizontal mais grosso, ou um traço vertical (ou ambos) irá marcar a posição congelada da planilha. Essa seção ficará sempre visível, não importa como você navegue pela planilha.

Para remover um painel que foi congelado, selecione o menu Janela-Descongelar Painéis.


Formatação Condicional: Para destacar valores em uma planilha (por exemplo, um dado que mostra que determinado departamento estourou o orçamento), use o recurso Formatação Condicional. Para isso:

Marque a área que você quer formatar e selecione Formatar-Formatação condicional;

Na caixa de diálogo, clique no menu drop-down "Condição 1" e selecione o valor da célula ou coloque a fórmula;

Clique no menu drop-down no próximo campo e selecione igual a, maior do que ou qualquer outra opção;

No terceiro campo, digite um valor;

Clique no botão Formatar e selecione uma cor e um atributo de fonte para a célula;

Para criar mais formatos condicionais para os mesmos dados, clique no botão Adicionar e repita os passos acima;

Para remover uma das condições, clique no botão Excluir e depois clique ao lado da condição numerada.

Células com nomes: É possível dar nomes a uma ou mais células de uma planilha. Para isso, selecione a área desejada e dê o comando Inserir-Nome-Definir. Na caixa de diálogo, digite o nome. Cada nome registrado passa a fazer parte de uma lista na Caixa de Nome, localizada à esquerda da barra de fórmulas. Para selecionar a área correspondente, escolha o nome nessa lista.
O Excel possui vários recursos que agilizam a navegação dentro das planilhas e a edição do conteúdo. Veja algumas dicas para dominar essas funcionalidades:

Mudança de direção: Nem sempre você deseja que a tecla Enter vá para a célula de baixo. Para modificar isso, vá ao menu Ferramenta-Opções-Editar. Agora clique em "Mover seleção após Enter" e escolha a direção desejada.

Listas prontas: Se você lida com listas repetitivas, uma solução é criar modelos que se completam sozinhos:

Vá ao menu Ferramenta-Opções-Listas;

Clique em Adicionar;

Digite os elementos da lista. Exemplo: Argentina, Brasil, Chile e Paraguai;

Dê OK;

Digite o primeiro elemento da lista em uma célula;

Coloque o cursor no canto inferior direito da célula. Ele vira uma cruz;

Agora arraste o mouse para baixo ou para lado e a lista irá ocupar as células.

Localize-se: Se a pasta possui muitas planilhas, as abas de acesso a algumas não ficam visíveis. É preciso que o usuário clique repetidamente nas setas localizadas à esquerda das abas, até encontrar a planilha desejada. Para localizar rapidamente planilhas fora de vista, basta clicar com o botão direito do mouse nessas setas. Assim, o Excel apresenta um menu com a lista completa das planilhas.

Hiperlinks: Se você precisa ficar mudando de uma pasta para outra ou de planilhas constantemente, é possível ganhar tempo usando Hyperlinks. Para fazer isso, clique no menu Inserir-Hyperlink e aponte para outras planilhas e pastas de trabalho ou ainda para outros documentos no computador, rede ou até na Web.

Direto da Web: É possível copiar uma tabela disponível na Internet e editá-la no Excel. Para isso, selecione a tabela na página Web e arraste-a até a planilha.



Colando texto: Nem sempre colar um texto do Word sai como se deseja, e perde-se muito tempo fazendo ajustes para encaixá-lo direito. Para evitar isso, cole o texto como figura:

Selecione o texto no Word e copie (Ctrl+C);

Na planilha, posicione o cursor onde quer colar o texto;

Mantenha pressionada a tecla Shift e clique no menu Editar;

Clique no comando "Colar figura";

O texto será colado como figura e poderá ser redimensionado ou mudado de local. Para editá-lo, é só dar um duplo clique na figura.

Mudança em bloco: Para mover toda uma região para outro local da planilha, selecione com o mouse esse grupo. Agora clique com o botão esquerdo do mouse em qualquer borda da região -o cursor mudará para uma seta. Mantenha pressionado o botão enquanto move a região para o novo local e solte o botão do mouse.

Selecionar fórmulas: Se você precisa selecionar todas as células da planilha que contém fórmulas, faça o seguinte:

Tecle F5;

Na caixa de diálogo "Ir para" clique no botão Especial;

Na caixa de diálogo "Ir para especial", clique em Fórmulas e em OK;

Para exibir as fórmulas das células em lugar dos valores tecle Ctrl+J;

Tecle Ctrl+J novamente para reexibir os valores.

Longe de curiosos: É possível proteger planilhas para que ninguém possa ler, ou então para que o conteúdo não seja editado. Para fazer isso:

Vá ao menu Ferramentas-Opções;

Clique na aba Segurança;

Escolha o nível de proteção: Proteção, que impede a planilha de ser aberta sem a senha, ou Gravação, que impede modificações.

 Nem sempre usar o mouse é a maneira mais rápida de selecionar células ou regiões dentro de uma planilha. Na maioria das vezes, uma combinação de teclas produz o resultado de maneira mais rápida e eficaz. Veja algumas dicas sobre seleção:

Selecionar: Para selecionar várias linhas ao mesmo tempo, use o mouse para selecionar uma ou mais células (na mesma linha ou em outras) e depois pressione Shift+Barra de espaço

Selecionar em volta: Para selecionar células que estão ao redor de uma célula ativa, digite CTRL+Shift+* (asterisco).



Selecionar: Para selecionar várias linhas ao mesmo tempo, use o mouse para selecionar uma ou mais células (na mesma linha ou em outras) e depois pressione Shift+Barra de espaço

Selecionar em volta: Para selecionar células que estão ao redor de uma célula ativa, digite CTRL+Shift+* (asterisco).



Selecionar referidas: Para selecionar todas as células de uma planilha referidas em uma fórmula, posicione o cursor na célula que tem a fórmula e tecle Ctrl+[ (colchete).

Selecionar linha: Para selecionar as 256 células de uma linha sem usar o mouse, coloque o cursor em qualquer célula da linha e tecle Shift+barra de espaço. Para uma coluna, o princípio é o mesmo, mas a combinação é CTRL+barra de espaço. Para a planilha toda, CTRL+T.

Movimento rápido: Em vez de mover-se de uma célula para o final da seqüência de células usando Ctrl+Seta de direção, apenas dê um duplo clique na borda da célula mais próxima da direção que você quer ir

Movimento rápido II: Para mover o cursor para o próximo grupo de células usadas use Ctrl+seta. O cursor salta da primeira célula com algum conteúdo para a última célula com conteúdo. Use de novo e o cursor pula as células em branco, indo para a próxima célula com conteúdo. Valem todas as setas, de acordo com o sentido pretendido do movimento.

Atalhos de teclado ajudam a economizar tempo tanto no Excel quanto em outros programas. Por isso, tenha sempre à mão essa tabela e ganhe tempo com eles, poupando movimentos e cliques com o mouse:

Aperte as teclas Para CTRL+A Abrir CTRL+J Alternar entre exibir valores de célula e exibir fórmulas de célula F9 Calcular todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas Shift+F3 Colar uma função em uma fórmula F11 Cria gráfico que usa o intervalo atual CTRL+1 Exibir a caixa "Formatar células" CTRL+Page Down Mover para a próxima planilha da pasta de trabalho CTRL+Page Up Mover para a planilha anterior da pasta de trabalho CTRL+Enter Preencher o intervalo de células selecionado com a entrada atual CTRL+0 (zero) Esconder uma ou mais colunas selecionadas CTRL+Shift+0 (zero) Reexibir as colunas escondidas (primeiro, selecione as 2 colunas entre as quais estão as colunas escondidas) CTRL+9 Esconder uma ou mais linhas selecionadas CTRL+Shift+9 Reexibir as linhas escondidas (primeiro, selecione as 2 linhas entre as quais estão as linhas escondidas)

  O Excel é, também, uma poderosa ferramenta de cálculos. Aqui vão algumas dicas simples para quem precisa usar o programa como calculadora, mas não faz contas muito cabeludas:

Sem calculadora: Não é preciso abrir a calculadora para fazer contas simples enquanto você está em uma planilha. Basta digitar a fórmula dentro da própria célula, da seguinte forma:

Soma: Digite na célula =4+4. Dê Enter para o resultado;

Subtração: Digite na célula =4-4. Dê Enter para o resultado;

Multiplicação: Digite na célula =4*4 (asterisco). Dê Enter para o resultado;

Divisão: Digite na célula =4/4. Dê Enter para o resultado.

Expoentes: Para fazer a conta de expoentes no Excel, escreva na célula: =POWER(4;2). No caso, isso irá produzir o resultado 16.



Dias corridos: Para calcular o número de dias decorridos entre duas datas, basta subtraí-las. Exemplo: C10=22/05/2004 e C11=29/05/2004. A fórmula =C11-C10 fornece os dias entre as duas datas, em dias (1529). Mas atenção: é preciso que a célula com o resultado seja formatada para exibir números.

Soma fácil: Para fazer com que todos os números de uma coluna (ex.: uma lista de preços) sejam somados, selecione com o mouse todas as células que precisam ser somados e clique na barra de ferramentas no botão de "Autosoma", identificado pela letra grega Sigma, que se parece com um "E".

Soma sem botão: Se você deseja adicionar um conjunto de células numéricas sem fazer a somatória, basta selecioná-las e ver o resultado no rodapé da planilha (ao lado do termo SUM=)

Dicas para trabalhar com dias da semana
Da Redação
Em São Paulo
O Excel possui recursos muito úteis para quem precisa trabalhar com datas e dias da semana:

Semana e dias do mês na ordem: Para copiar os dias da semana ou do mês na seqüência:

Digite um dia (segunda-feira ou 1/08);

Selecione a célula, clique no canto inferior esquerdo da célula e arraste para as outras células até alcançar o número de dias desejados;

O programa irá colocar os outros dias em ordem nas células automaticamente.

Só dias úteis: Se você não deseja que sua semana tenha sábados e domingos, faça o seguinte:

Na primeira célula (C3, por exemplo) digite a data inicial (01/07/2004);

Na célula seguinte (D3 ou C4) insira a fórmula: =C3+(MOD(C3;7)=6)*2+1;

Formate a célula para que a data apareça como deseja;

Clique na célula com a fórmula e, segurando o botão esquerdo do mouse sobre seu canto inferior direito, arraste-a até preencher toda a região desejada.

Data rápida: Veja como inserir a data e a hora exatas em sua planilha Excel:

Para inserir a data tecle CTRL+;

Para inserir a hora tecle CTRL+:

Números na seqüência: Para preencher um grupo de células com uma seqüência de números, faça o seguinte:

Digite o primeiro número em uma célula;

Coloque o cursor no canto inferior direito da célula. Ele vira uma cruz;

Com a tecla CTRL apertada, arraste o mouse até onde deseja.

Crie e defina o gráfico:

Selecione os dados que deseja no gráfico;

Clique sobre o botão Auxiliar Gráfico, na barra de ferramentas;

Mantenha pressionado o botão do mouse e selecione a área que será colocado o gráfico;

Após definir a área, surgirá a tela da primeira janela do Auxiliar Gráfico com o intervalo selecionado. Clique no botão Avançar;

Na segunda janela do Auxiliar Gráfico, escolha o tipo do gráfico que deseja usar. Clique em Avançar;

Na terceira janela, escolha a forma que o gráfico terá. Clique em Avançar;

Na quarta janela, é possível alterar onde o gráfico será exibido. Clique em Concluir.

Suavize: O Excel possui um recurso para suavizar linhas muito angulosas em gráficos. Para isso, clique duas vezes na linha de gráfico que deseja. Você irá ver a opção "Linha Suavizada" no campo Padrões da caixa de diálogo.

Identifique melhor: É possível descrever um gráfico de pizza de maneira melhor dispensando as legendas e rotulando de maneira mais precisa cada fatia. Para isso, escolha Mostrar Rótulo e Porcentagem no campo Rótulo de Dados, que fica na terceira janela de diálogo do Assistente de Gráfico. Vá para a seção Legenda e desative a caixa Mostrar Legenda.

Sem confusão: Se você usar um gráfico combinado de linhas com escalas muito diferentes nos dois eixos (exemplo, vendas de um produto comparadas com as vendas de toda a empresa), é bom usar recursos visuais para indicar qual eixo pertence a qual linha. Para isso, use os recursos de formatação para dar cores iguais aos eixos e suas linhas, por exemplo.

Opções que ajudam: Use a caixa de diálogo "Opções de Gráfico" para fazer testes com a apresentação do gráfico. Você pode descobrir formatos que ajudem a visualizar melhor o que precisa ser explicado.

Gráfico rápido: Para criar um gráfico com base em uma seqüência de células, selecione o conjunto e tecle F11.



Trabalhando com pizzas: As fatias de um gráfico de pizza podem ficar juntas ou separadas. Se você precisa separar uma delas para destacar alguma informação, clique na fatia desejada, aguarde um pouco e clique novamente. Agora é possível separá-la das outras.

Saiba como imprimir só o que deseja
Da Redação
Em São Paulo
Imprimir uma planilha de Excel pode parecer muito simples, mas nem sempre é. Veja que truques você pode usar para fazer impressões da maneira exata que deseja:

Imprimir região: É possível imprimir somente uma região da planilha, em vez dela toda. Para fazer isso:

Selecione a região da planilha que deseja imprimir;

No menu, escolha Arquivo-Área de Impressão-Definir Área a imprimir;

Pronto, agora é só imprimir

Sem linhas: Para não imprimir linhas de grade da planilha, faça o seguinte:

Vá ao menu Arquivo-Configurar página;

Na caixa "Configurar página", clique na aba Planilha;

No campo "Imprimir", desmarque a caixa de seleção Linhas de grade.

Configuração de impressão : É possível aplicar as mesmas configurações de impressão a diferentes planilhas. Para isso, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na orelha das planilhas desejadas. Todas as planilhas assumem a cor branca (estão selecionadas). Agora ajuste as configurações de impressão, como margens, cabeçalhos, rodapés etc. Todas serão aplicadas ao conjunto de planilhas selecionadas. Para desagrupar as planilhas, clique na aba de qualquer uma delas (exceto a que estiver em primeiro plano). Ou clique com o botão direito em uma das abas e escolha "Desagrupar Planilhas".