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Diferença - Planilha X Pasta de Trabalho

Normalmente nós chamamos os arquivos do Excel de planilhas. Na verdade, isso é conceitualmente errado - os arquivos são Pastas de Trabalho (workbook), que por sua vez possuem uma ou mais planilhas (worksheet). Acredito que o nome Pastas de Trabalho não tenha pegado por que gera uma confusão com as pastas normais, de arquivos, do computador.


De qualquer forma, é bom saber esses conceitos, por que é assim que eles são chamados nas telas do Office, e às vezes causam confusões em provas de concursos públicos.

O que é: sintaxe e argumento

Se você usa o Excel, provavelmente já viu funções sendo apresentadas assim: RAIZ(núm), SOMA(núm1;núm2; ...), MAIÚSCULA(texto).



Isso é o que chamamos de sintaxe da função, ou seja, a estrutura a ser seguida para se utilizar a função. Por exemplo, se queremos calcular a raiz quadrada de 9, é só digitar =RAIZ(9) em uma célula do Excel. Sempre da forma descrita na sintaxe: primeiro o nome RAIZ, abre parênteses, o número do qual você quer calcular raiz, fecha parênteses. Se essa estrutura não for obedecida, o Excel acusará um erro. Veja esses exemplos de uso errado da função RAIZ: RAIZ(9), RAIZ(9;), RAIZ)9(.

Os argumentos são os elementos que vão dentro dos parênteses, ou seja, é aquilo que vai ser usado no cálculo da função. Nas funções do primeiro parágrafo, os argumentos são, respectivamente, núm; núm1, núm2...; texto.

Resumindo: sintaxe é a estrutura da função, argumentos são as variáveis que serão usadas no cálculo da função.

O que é: Fonte

Uma das palavras que se popularizou, junto com os computadores, foi 'fonte'. Na verdade, ela é uma tradução errado do inglês 'font', que deveria ser traduzida como 'tipo', ou 'família tipográfica'. Assim fica fácil entender, né? A fonte é o tipo de letra que usamos no computador. Exemplo: esta é uma fonte, esta outra e esta outra.

Até a versão 2007, a fonte padrão do Microsoft Office era a Times New Roman. Atualmente, é a Calibri, mas você pode alterar a fonte padrão. As fontes possuem diversas propriedades, como tamanho, espessura e cor, que no Excel você pode alterar utilizando as opções mostradas na figura abaixo, localizada na guia Início.

O que é: Formatar

Formatar possui 2 significados em informática. O mais conhecido (e temido) significa simplificadamente "apagar todos os dados do seu disco rígido". O outro significado, e o que interessa a gente, significa "mudar a forma".

Como imagens valem por mil palavras, veja um exemplo:

Sacou? Nessa imagem temos 3 textos similares, mas visualmente bastante distintos. A maioria das opções de formatação ficam na guia "Início", e incluem:

• Mudar a fonte
• Mudar a cor (do texto, do fundo, da borda)
• Mudar características da fonte (negrito, itálico, sublinhado, tamanho...)
• Mudar o alinhamento (centralizado, esquerdo, justificado...)
• Mudar a direção do texto
• Mudar as bordas

Uma formatação bem feita pode deixar sua planilha com uma aparência mais profissional e agradável, além de facilitar a análise dos dados.

O que é: Macros

 Macros são um recurso do Excel que permite que você faça tarefas repetitivas automaticamente. As macros podem ser criadas basicamente de duas formas:

• Gravação: nesse caso, você irá realizar os passos enquanto o Excel grava a macro. Após a gravação, toda vez que você quiser realizar os mesmos passos, será só acionar as macros.
• Codificação: você pode utilizar a linguagem VBA para definir os passos que serão realizados quando a macro for acionada. É dessa forma que são feitos os jogos no Excel, como Bejeweled. Requer habilidades de programação.

Apesar de permitir um grande ganho de produtividade, as macros também podem conter código malicioso, portanto só use macros de planilhas de origem confiável.

O que é: Faixa de Opções

Não, isso não tem nada a ver com mercado de ações ou com loterias. A Faixa de Opções é o novo tipo de menu do Microsoft Office 2007. Existem 2 diferenças básicas entre esse tipo de menu e o das versões anteriores.

• Houve uma reorganização da distribuição das funcionalidades. Isto é, comandos que estavam em determinados lugares estão agora em outros lugares. Por exemplo, para fazer um comentário no Excel 2003 você ia em Inserir -> Comentário. No Excel 2007, você vai em Revisão -> Novo Comentário. Essa mudança pode complicar um pouco no começo, mas com o tempo dá pra se acostumar. Para facilitar, você pode ver o post "Comandos do Excel 2003 no Excel 2007".
• O visual está diferente. Agora é como se os menus e as barras de ferramenta fossem uma coisa só. As diferentes categorias de funcionalidade estão agrupadas nas chamadas guias (abas). Para conhecer as guias, você pode ver o post "O que é: Guia".

De acordo com o help do Office:

A Faixa de Opções foi criada para ajudá-lo a localizar rapidamente os comandos necessários para executar uma tarefa. Os comandos são organizados em grupos lógicos, reunidos em guias. Cada guia está relacionada a um tipo de atividade como gravação ou disposição de uma página. Para diminuir a desorganização, algumas guias são exibidas somente quando necessário. Por exemplo, a guia Ferramentas de Imagem somente é exibida quando uma imagem é selecionada.

O que é: xlsx

xlsx é o formato de arquivo em que são salvos os arquivos normais do Excel 2007. Nas versões anteriores, os arquivos eram salvos em xls. A mudança foi feita para que os arquivos pudessem ocupar menos espaço e ser mais seguros. Apesar dessa mudança, o Excel 2007 também é capaz de abrir e salvar planilhas em xls normalmente, sendo que as planilhas salvas como xls possuem algumas restrições em relação às xlsx.

No Office 2007, além dos arquivos do Excel também foram alterados os arquivos do Word e do Power Point. Respectivamente, passaram a ser docx e pptx.

O que é: Atalhos

Segundo o dicionário Houaiss, atalho significa "maneira de se conseguir alguma coisa em menos tempo ou com menos esforço do que por meios normais". E especificamente, em informática? O Houaiss também define: "acesso a uma opção de menu ou função através do acionamento simultâneo de teclas especiais...".

Falou e disse! Com os atalhos economizamos o tempo de passar a mão do teclado pro mouse, posicionar o ponteiro do mouse no botão que queremos, clicar e colocar a mão no teclado novamente. Parece até frescura, né? Mas quando estamos fazendo algo repetitivo, isso pode poupar um bom tempo (e poupar a mão também).

Os atalhos são acionados pelas teclas de atalho, que variam de programa para programa mas que em geral utilizam as teclas Ctrl (control) ou Alt. Exemplos no Excel:

• Ctrl + n: deixa o texto selecionado em negrito
• Ctrl + b: salva a planilha
• Ctrl + Home: vai para o início da planilha
• Alt + F4: fecha o Excel

Para usar os atalhos, basta apertar e segurar as teclas na ordem em que elas são informadas. Por exemplo, para salvar a planilha, primeiro se aperta Ctrl e, sem soltar o Ctrl, se aperta o b. Após apertar todos as teclas informadas, pode-se soltá-las.

O que é: Guia

Guias é como são chamados os novos menus do Office 2007, incluindo o Excel. A figura abaixo mostra um pedaço da janela do Excel. A parte destacada em marrom é chamada "Faixa de Opções", onde ficam as guias. Cada nome na parte de cima da "Faixa de Opções" é o nome de uma guia. No exemplo abaixo, vemos as guias "Início", "Inserir", "Layout da Página", "Fórmula", "Dados", "Revisão", "Exibição" e "Suplementos". Para ver o que há dentro de cada guia, basta clicar no seu respectivo nome.


Além dessas guias, existem as chamadas guias contextuais, que são relativas ao elemento que está selecionado. Por exemplo, se você clicar em uma imagem, irá aparecer a guia "Formatar", como mostra a figura abaixo.

Em inglês, as guias são chamadas Tabs, e poderiam ser traduzidas também como abas.

O que é: Célula

Ao usar o Excel, o primeiro conceito que você precisa saber é o de "célula". Se lembra do jogo Batalha Naval, em que você ataca o adversário dizendo posições no tabuleiro, como B1, G9, etc? É similar.

Se você olhar para a planilha do Excel, verá vários retângulos brancos. Eles é que são as células. Ao clicar em uma célula, você pode escrever textos, fórmulas, mudar a formatação, entre outras ações. Acima das células, fica uma série de letras (A B C D E F ...), e ao lado esquerdo fica uma série de números (1 2 3 4 5 6 ...).

As letras representam as colunas (verticais), enquanto os números representam as linhas (horizontais). As letras e os números são usados para identificar uma célula. Por exemplo, a primeira célula (canto superior esquerdo) é a A1. E é sempre nessa ordem, primeiro se diz a coluna (letra) e depois a linha (número). Para facilitar, quando você clica em uma célula o Excel coloca em destaque suas coluna e linha, como mostra a figura abaixo.


Sabendo disso, você pode fazer contas usando os dados de outras células, como explicado em Como fazer contas no Excel 2007.

  

O que é: Microsoft Office

Este é o primeiro de uma série de posts intitulados "O que é?". Com essa série pretendo esclarecer alguns conceitos que, apesar de óbvios para alguns, não são muito claros para outros. O primeiro assunto que tratarei é o Microsoft Office.

Afinal, o que é o Microsoft Office? Bem, a Microsoft você já deve conhecer, é a empresa que faz o Windows, o MSN Messenger e... o Office, entre outros. O Office é um conjunto de programas de computador que visam facilitar a execução de tarefas de escritório (Office é escritório em inglês). Um conjunto de programas é comumente chamado "Suíte de aplicativos".

Apesar de famoso por causa dos seus editores de texto, de planilha e de apresentações, o Office 2007 é formado por 14 aplicações. Vale a pena experimentar as que você não conhece, podem se mostrar muito úteis! As aplicações são:
- Access: permite a criação de aplicações com acesso a banco de dados, para o manipulamento de uma grande quantidade de informação;
- Communicator: incorpora funcionalidades de comunicação aos demais aplicativos do Office;
- Excel: permite a criação de planilhas, úteis para a elaboração de tabelas e gráficos;
- FrontPage: permite a criação de páginas web;
- Groove: permite a edição colaborativa de documentos do Office;
- InfoPath: permite a criação de formulários eletrônicos;
- OneNote: é um bloco de notas multimídia;
- Outlook: cliente de e-mail com funcionalidades de organização pessoal;
- PowerPoint: popular ferramenta para a criação de apresentações multimídia;
- Project: aplicativo que visa facilitar o gerenciamento de projetos;
- Publisher: ferramenta de diagramação de documentos, útil para fazer jornais, panfletos, etc.
- SharePoint Designer: Permite a criação de sites web a partir de documentos do Office. No futuro deverá substituir o FrontPage;
- Visio: permite a criação de esquemas e diagramas, com uma grande variedade de símbolos pré-definidos e
- Word: popular editor de textos.

Por o Excel fazer parte do Office, algumas das dicas apresentadas neste blog se aplicam não só ao Excel, como às outras aplicações do Office. Para ver essas dicas, basta clicar em "Office" na barra ao lado. Bom proveito!