domingo, 7 de outubro de 2012

Funções : 3 a 49

3. Subtração
Ao contrário da função SOMA não existe uma função chamada SUBTRAIR. Para contas de subtração os valores devem ser indicados um a um.
No exemplo abaixo você deseja saber qual o salário líquido de um funcionário.
1) Digite o valor do Salário Bruto na célula B2.
2) Digite o valor total dos descontos na célula C2.
3) Digite a fórmula da subtração na célula D2 (=B2-C2)
4) Pressione Enter. O resultado será exibido.








4. Multiplicação
A função MULT tem a função de multiplicar os valores apresentados como argumentos. Podem ser uma faixa de valores ou uma matriz de dados.
Sintaxe: =MULT(núm1;núm2;...)
A função exige quais valores deverão ser multiplicados ou ainda uma matriz de da-dos.Repare que os argumentos são separados por um ponto e vírgula (;)



Outra maneira de efetuar o cálculo
Você pode utilizar a mesma forma utilizada na subtração, mas utilizaremos a referência das células para efetuar os cálculos e o operador da multiplicação * (asterisco)



5. Divisão
Para se dividir um valor, utilizaremos também o mesmo método. Indicaremos as referên-cias das células separadas pelo símbolo da divisão (/).
No exemplo abaixo temos uma conta de Restaurante que deve ser dividida por sete pesso-as. Quanto cada um deve pagar?



6. Porcentagem
Porcentagem ou percentagem é a fração de um número inteiro expressa em centésimos. Representa-se com o símbolo % (que se lê "por cento"). Os cálculos de porcentagens são muito usados para avaliação de resultados ou comparativos entre resultados.
No Excel o cálculo da porcentagem se realiza multiplicando-se o valor pela porcentagem que se deseja obter. Devemos preferencialmente utilizar as referências das células para a operação. Veja o exemplo:
Um cliente de sua empresa fez uma compra semestral antecipada. Você concedeu um des-conto de 7% sobre o valor total. Veja como ficaria a fórmula no campo Desconto (C3).




IMPORTANTE: Uma consideração importante sobre a porcentagem é que não devemos somar ou subtrair valores utilizando o símbolo de porcentagem. As duas únicas operações possíveis com o Excel são a multiplicação e a divisão.
ANOTAÇÕES
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Quando multiplicamos um valor por sua porcentagem, o resultado será somente o valor dessa porcentagem. Se você quiser somar o valor da porcentagem com o principal, devemos fazer a operação abaixo.
Veja o exemplo. Gostaria de somar 9,5% ao valor de R$ 7.500,00. Qual é o resultado final?

No exemplo acima observe que iniciamos a fórmula com a referência A7 (Valor) para de-pois somar pela multiplicação do valor (A7) e a porcentagem (B7). O Excel utiliza as mesmas pri-oridades das operações, primeiro realiza a multiplicação e divisão para depois realizar a soma e a subtração.
Outra forma de realizar a operação é multiplicarmos o valor do principal pelo valor deci-mal da porcentagem.
Por exemplo:
10% é o mesmo que 0,1
25% é o mesmo que 0,25
1% é o mesmo que 0,01
Para achar o valor de 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,1 = R$ 750,00
Para achar o valor de 3% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,03 = R$ 225,00
Para somar 10% ao valor de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 1,1 = R$ 8.250,00
Para descontar 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,9 = R$ 6.750,00
Dica: Esta forma de se calcular porcentagem é mais simples, pois fazemos a conta diretamente, utilizando o valor decimal que representa a porcentagem. No caso da última operação para subtrair uma porcentagem devemos colocar na fórmula quando ―sobrará‖ após a retirada. No exemplo com 10% de desconto sobrarão 90% ou 0,9 em notação decimal.
7. Função Máximo
Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o maior valor lançado (valor máximo).
Sintaxe: =MÁXIMO(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual o apontamento mais al-to lançado durante um determinado período. Veja o resultado abaixo.


Onde:
(B2:E6) – matriz de valores que serão verificados pela função MÁXIMO.
8. Função Mínimo
Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o menor valor lançado (valor mínimo).
Sintaxe: =MÍNIMO(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual é o menor valor de a-pontamento lançado durante um determinado período. Veja o resultado abaixo.

Onde:
(B2:E6) – matriz de valores que serão verificados pela função MÍNIMO.
9. Função Maior
A função MAIOR é muito parecida com a função Máximo. Ela retorna o maior valor de uma matriz de dados dependendo da posição na escala desejada (o 2º maior, o 3º maior e assim por diante).
Sintaxe: =MAIOR(matriz;k)
Matriz  faixa de valores que serão analisados
;  separador dos argumentos da função
k  posição de referência do valor a ser encontrado.
Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 2º e o 3º maior valor.

10. Função Menor
A função MENOR faz a operação inversa da função Maior. Ela retorna, dependendo da posi-ção desejada, qual é o menor número de uma matriz de dados (o 2º menor, o 3º menor, e assim por diante).
Sintaxe: =MENOR(matriz;k)
Matriz  faixa de valores que serão analisados
; separador dos argumentos da função
k posição de referência do valor a ser encontrado.
Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 2º menor valor e o 3º menor valor.


11. Função Média
A função é utilizada para calcular a média de uma faixa de valores ou uma matriz de da-dos. Após serem somados, os valores são divididos pela quantidade de valores utilizados.
Sintaxe: =MÉDIA(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual é a média dos valores lançados durante um determinado período. Veja o resultado abaixo.



DICA: Outra maneira de se calcular é somando os termos e dividindo pelo número de elemen-tos. Futuramente você poderá utilizar uma função de contagem para substituir o último argu-mento da função: =SOMA(B2:E6)/20
12. Função Cont.núm
A função CONT.NÚM deve ser utilizada para contar quantas células de uma faixa de valo-res contém números.
Use CONT.NÚM para obter o número de entradas em um campo de número que estão em um intervalo ou matriz de números.
Esta função NÃO CONTA textos inseridos na planilha. A função conta somente números.
Sintaxe: =CONT.NÚM(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Na amostragem de pro-dução, contar quantos números de a-pontamentos foram realizados.



13. Função Cont.Valores
A função CONT.VALORES é utilizada para contagem de células preenchidas em uma planilha.
Em uma planilha pequena, utilizamos o vi-sual para identificar e fazer a contagem.
Em uma planilha grande, para não cometer-mos erros devemos utilizar a função CONT.VALORES.
No exemplo ao lado, a função contará so-mente as células que estiverem preenchidas na faixa de valores de C4 a C13.
Conforme formos marcando os campos de pago, a função automaticamente é recalculada exibindo a quantidade correta de pagantes.
Sintaxe: =CONT.VALORES(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.




14. Função Contar.Vazio
Função utilizada para contagem de células vazias dentro de uma matriz de dados.
Sintaxe: =CONTAR.VAZIO(intervalo)
O intervalo deve ser a faixa de células que se deseja contar.
Exemplo: Quantos apontamentos em branco foram feitos na planilha abaixo?

Observe que o resultado (5) refere-se às células vazias no conjunto de dados (de B2 até E6)

15. Função Hoje
Esta função insere a data do sistema operacional automaticamente em uma célula selecionada em sua planilha.
Essa função é muito utilizada em planilhas utilizadas como matrizes, pois não há a necessidade da digitação constante da data.
Requer um pouco de atenção, pois se esta função for inserida por exemplo em um orçamento, exibirá sempre a data em que o arquivo estará sendo aberto.
Sintaxe: =HOJE()
A função não exige parâmetros adicionais.
Veja o exemplo:


16. Função Agora
A função agora insere automaticamente a DATA e a HORA do sistema operacional na cé-lula selecionada.
Sintaxe: =AGORA()
A função não exige parâmetros adicionais.
Veja o exemplo:


17. Função Hora
A função HORA extrai a hora de uma célula que contenha uma hora válida.
Sintaxe: =HORA(núm_série)
num_série refere-se a célula que possui da hora completa.
Veja o exemplo:


18. Função Minuto
A função MINUTO extrai os minutos de uma célula que contenha uma hora válida.
Sintaxe: =MINUTO(núm_série)
num_série refere-se a célula que possui da hora completa.
Veja o exemplo:



19. Função Segundo
A função SEGUNDO extrai os segundos de uma célula que contenha uma hora válida.
Sintaxe: =SEGUNDO(núm_série)
num_série refere-se a célula que possui da hora completa.
Veja o exemplo:



20. Função Tempo
A função TEMPO é utilizada para unir as células separadas pelas funções HORA, MINU-TO e SEGUNDO formando uma nova célula com a hora completa. Pode ser utilizada também para concatenar esses valores se sua planilha deriva de um sistema antigo cujas informações são dadas em colunas separadas.
Sintaxe: =TEMPO(hora;minuto;segundo)
hora: célula que possui o valor das horas (B3)
minuto: célula que possui o valor dos minutos (B4)
segundo: célula que possui o valor dos segundos (B5)
Veja o exemplo:


Observação: O resultado da função TEMPO é uma célula formatada no formato AM/PM. Para convertê-la para o padrão 24h devemos formatar a célula.
21. Função Dia
A função DIA é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do dia.
Sintaxe: =DIA(núm_serie)
A função exige apenas uma data para a extração do dia.
Veja o exemplo.



22. Função Mês
A função MÊS é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do mês. A palavra mês deve ser acentuada.
Sintaxe: =MÊS(núm_serie)
A função exige apenas uma data para a extração do mês.
Veja o exemplo:


23. Função Ano
A função ANO é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do ano.
Sintaxe: =ANO(núm_serie)
A função exige apenas uma data para a extração do ano.
Veja o exemplo:



Exemplo utilizando as 3 funções (DIA, MÊS e ANO):



NA PRÁTICA: Podemos utilizar essas funções quando precisamos agrupar as datas por mês, por dia ou por ano, o que não dá para ser feito quando as datas estão lançadas em uma única célula.
24. Função Data
A função DATA é utilizada para juntar as células DIA, MÊS, ANO. A função junta esses dados para formar uma data válida.
Esta data poderá ser utilizada para realização de cálculos inclusive.
Sintaxe: =DATA(ano;mês;dia)
Deve-se informar a função as células que contém o ano, mês e dia nesta ordem pa-ra composição do ano.
Veja o exemplo:



25. Função Esquerda
A função ESQUERDA é utilizada para extrair parte do texto à esquerda de uma célula. Deve-se indicar qual a célula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja ex-trair.
Sintaxe: =ESQUERDA(texto;núm_caract)
Texto refere-se a célula que contem o texto.
Núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair.
Veja o exemplo:



Resultado: Extraído 17 caracteres do texto localizado em A2 (Treinamento de Ex).
26. Função Direita
A função Direita é utilizada para extrair parte do texto à direita de uma célula. Deve-se in-dicar qual a célula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja extrair.

Sintaxe: =DIREITA(texto;núm_caract)
Texto refere-se a célula que contem o texto.
Núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair.
Veja o exemplo:


Resultado: Extraído 15 caracteres do texto localizado em A2 (amento de Excel).
27. Função Ext.texto
A função EXT.TEXTO é utilizada para extrair parte do texto de acordo com o número de caracteres estipulado e a partir de uma posição pré-definida. Utilizada quando a função esquer-da e a função direita não atendem a necessidade.
Sintaxe: =EXT.TEXTO(texto;núm_inicial;núm_caract)
Texto refere-se a célula que contem o texto.
Núm_inicial refere-se a posição inicial de onde será extraído o texto.
Núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair.
Veja o exemplo:


28. Função Concatenar
A função CONCATENAR é muito utilizada para agrupar duas ou mais células para formar um resultado único. Podemos juntar resultados de fórmulas, trechos de textos, datas e qualquer informação que esteja contida em células alternadas.
A função também permite que criemos códigos únicos de produtos quando há duplicidades de registros em nossa base de dados. Podemos unir um registro duplicado com um campo de identificação para criar campos únicos.Sintaxe: =CONCATENAR(...)
(...) insira várias células separadas pelo ; (ponto e vírgula)


Resultado: Em cada uma das linhas de Resultado ocorre a junção das células das colunas A, B e C. Observe que existe um separador entre os campos. Se não for colocado o separador, o resultado da primeira fórmula seria (Show MusicalBanda EstrelaEstádio Aberto), observe que o resultado da fórmula fica ilegível. Para colocar separadores, insira entre os ponto e vírgula o separador barra ― / ―.
Exemplo: =CONCATENAR(A2; “ / “;B2; “ / “; C2)
29. Função Texto
A função TEXTO converte valores para o texto. Pode ser utilizado quando é necessário converter valores para texto e ainda aplicar formatação específica sobre esta conversão.
Sintaxe: =TEXTO(valor;formato_texto)
Valor: célula que contem o valor a ser convertido para texto.
Formato_texto: formato que pode ser aplicado ao texto.



Resultado: No exemplo acima, convertemos o texto 100 para o texto R$ 100,00 formatado como moeda. Observe o parâmetro de formato (―R$ 0,00‖).
30. Função Maiúscula
A função MAIÚSCULA converte valores digitados em minúscula para maiúscula. É utili-zado quando a planilha já está pronta e deseja-se converter os valores sem redigitá-los.
Sintaxe: =MAIÚSCULA(texto)
Texto – célula em que o texto se encontra.


31. Função Minúscula
A função MINÚSCULA converte valores digitados em letras maiúsculas para minúsculas. É utilizado quando a planilha já está pronta e deseja-se converter os valores sem redigitá-los.
Sintaxe: =MINÚSCULA(texto)
Texto – célula em que o texto se encontra.


32. Função Pri.Maiúscula
A função PRI.MAIÚSCULA converte a primeira letra de uma palavra para maiúscula. Muito útil para conversão de nomes quando digitados em letras minúsculas. As emendas de nomes (de, dos, das, do, etc.) também são convertidas.
Sintaxe: =PRI.MAIÚSCULA(texto)
Texto – célula em que o texto se encontra.


33. Função Romano
Lembra-se o quanto era difícil ficar guardando na escola que a letra M representava 1000 em algarismos romanos? Lembra aquelas conversões de número complicadas? Com a função Romano isso deixou de existir. Veja abaixo a sintaxe do comando.
Sintaxe: =ROMANO(núm, forma)
núm  célula em que o número se encontra.Forma  Há quatro formas diferentes de exibição, a clássica é o número 0 (zero).
Veja o exemplo:



34. Função Valor
A função VALOR é utilizada quando importamos arquivos de texto para o Excel e há ne-cessidade de realizar cálculos com esses valores. Ao trazer os dados para a planilha, estes são inseridos nas células no formato de Texto.
No Excel 2003 algumas funções não trabalham com números formatados para texto, então há a necessidade da conversão.
Sintaxe: =VALOR(texto)
Texto – célula em que o texto se encontra.
Veja o exemplo:


Se a função retornar #VALOR! Significa que você tentou converter um texto para valor inválido. Corrija a fórmula.
Veja o exemplo:


35. Função Mod
A função MOD retorna o resto depois da divisão de um número por seu divisor. É uma função útil para checarmos múltiplos ou para checar se os números são pares ou ímpares.
O resultado possui o mesmo sinal que divisor.
Sintaxe: =MOD(núm;divisor)Núm: é o número para o qual você deseja encontrar o resto.
Divisor: é o número pelo qual você deseja dividir o número.
Veja um exemplo. Estou checando qual o resto da divisão da célula A1 pela célula B1. O resultado da função MOD é 0 (zero) pois representa o resto da divisão de 74 por 2.


36. Função Rept
A função REPT repete um caractere pelo número de vezes que for estipulado.
Essa função serve para incrementar nossos dados criando um pequeno gráfico ilustrando graficamente o resultado de sua fórmula ou função.
Sintaxe: =REPT(texto;núm_vezes)
Texto – célula em que o texto se encontra ou o texto que você deseja repetir.
Núm_vezes – número de vezes que você deseja repetir o caractere. Normalmente u-tilizamos uma célula com o resultado para referência.
Veja o exemplo:


“|” – caractere barra vertical . Todo caractere deve estar entre aspas.
Ax – célula que contém o total de vezes que desejo repetir a barra.
Observação: Para conjuntos de números muito altos recomendo inserir uma ―regra de três‖ para fazer a proporção das barras corretamente. Imagine que você deseja desenhar em uma escala de 100 o valor de 80 barras. Ficará muito largo.
Veja o exemplo abaixo:



Para representar um número grande de amostras calculamos com uma regra de três a proporção:
Caso 1: 99 está para 100 assim como X está para 10, onde X é o valor que apuramos.
Se suas amostras forem maiores do que 100 o cálculo poderá ser substituído o fator pelo maior valor da sua amostragem.
37. Função Int
A função INT arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo.
Muito indicado para resultados que não podem exibir números decimais, interferindo no resultado final.
A função exige apenas um argumento que é o valor ou a operação que resultará no valor fi-nal para extração.
Veja duas situações nos exemplo abaixo. O valor positivo foi arredondado para 8 enquanto o valor negativo foi arredondado para -9 pois é o valor inteiro mais próximo. No outro exemplo há um cálculo de idade.


38. Função Arred
A função ARRED arredonda um número com casas decimais, até uma quantidade especifi-cada de dígitos.
Esta função é utilizada para controle do número de casas decimais que um resultado deverá apresentar.
Sintaxe: =ARRED(núm;núm_digitos)
Núm é o número que você deseja arredondar.
Núm_dígitos especifica o número de dígitos para o qual você deseja arredondar núm.
Observações
 Se núm_dígitos for maior que 0, então núm será arredondado para o número especifica-do de casas decimais.
 Se núm_dígitos for 0, então núm será arredondado para o inteiro mais próximo.
 Se núm_dígitos for menor que 0, então núm será arredondado para a esquerda da vírgu-la decimal.
Exemplos:
=ARRED(2,15; 1) Arredonda 2,15 para uma casa decimal. Resultado 2,2
=ARRED(-1,475; 2) Arredonda -1,475 para duas casas decimais Resultado -1,48
=ARRED(21,5; -1) Arredonda 21,5 p/ uma casa à esquerda da vírgula Resultado 20


39. Validação
Para formulários, normalmente utilizamos o comando de Validação para restringir o tipo de informação lançadas pelos usuários.
Por exemplo, em um campo idade, restrinja a faixa etária, para controle de acesso a uma festa, a um concurso, etc...
Veja o exemplo:
Neste exemplo, foi estipulado que o campo permite somente idade entre 18 e 25 anos. O usuário digitou 50 então o erro foi apresentado.
Estipulei também que abaixo do cam-po de entrada de dados da idade, uma cai-xa descritiva mostraria ao usuário os valo-res que deveria digitar. Ela é chamada Caixa de Entrada.


Abaixo segue a seqüência de telas para chegar a esta configuração.
1. Clique na Guia Dados.
2. Localize a galeria Ferramentas de Dados.
3. Clique no botão VALIDAÇÃO. Veja o botão em destaque ao lado. Será exibida a tela abaixo.



Neste ponto definimos que é permitido somente Números Inteiros, com faixa de dados entre 18 e 25.



Neste ponto definimos a mensagem que será exibida quando o usuário colocar o cursor sobre o campo ou quando a célula receber o foco.



Neste ponto definimos a mensagem que será exibida quando o usuário inserir um valor inválido na célula com a validação.
A validação também poderá ser feita com base em uma lista de dados. Muitas vezes é mais fácil fazer a validação com base em dados já existentes. Para fazer a validação por uma lista, devemos inicialmente criar a faixa de da-dos quer servirá como base. Veja ao lado um exemplo.

1. Selecione a célula ou as células que receberão a validação



2. Clique na Guia Dados.
3. Localize a Galeria Ferramentas de Dados.
4. Clique no botão Validação.
5. No campo Permitir escolha LISTA
6. No campo Fonte clique no botão de captura de células localizado no canto direito da
caixa de preenchimento (). Mar-que da primeira à última célula da sua lista (BA2: B11).
7. Clique no botão OK. As células sele-cionadas serão validadas. As mensagens de entrada e de erro poderão ser preen-chidas posteriormente.
Veja acima o resultado final. A lista de departamentos lançada servirá como base para a caixa de seleção da Validação.
 Existe uma desvantagem nesse método. Se você aumentar a lista de departamentos verá que a lista não é atualizada. Para que ela seja reconhecida há necessidade do acerto da área de da-dos da validação.
Podemos utilizar nesse caso uma lista de dados dinâmica, utilizando as funções DESLOC, CONT.VALORES e nomeação de células para executar esse recurso. Veja o tópico DESLOC para mais informações.
Outra forma é utilizando a atribuição de nomes para a validação também.
Digamos que eu tenha nomeado os departamentos acima e atribuído o nome DEPTO para os departamentos. Repito o procedimento acima, mas, na hora de informar a faixa de células que compõem a lista vou substituir pelo nome atribuído.
Veja a tela abaixo.


Se o sinal de = (igual) for esquecido, a caixa de validação exibirá somente o texto DEPTO. Não se esqueça dele se estiver utilizando um nome para a faixa de dados.
40. Formatação Condicional
Funciona de forma similar a formatação convencional, a dife-rença é que a formatação obedece a um critério.
Por exemplo: Em uma planilha de vendas, você quer assinalar as que tiveram valor igual ou superior a R$ 100,00. Para executar a formatação deve-se em primeiro momento selecionar as células onde os valores serão verificados.
1. Selecione os dados que terão a formatação condicional.
2. Clique na Guia Início.
3. Localize a galeria Estílo.
4. Clique no botão Formatação Condicional (veja imagem em destaque acima). Um menu de opções como ao lado será exibi-do.
5. Clique na opção Realçar Regras das Células. No menu que se abrirá você terá os critérios para seleção. Vamos escolher o ti-po É maior do que. Uma nova janela se abrirá. Veja abaixo.


6. Na parte esquerda, definiremos o valor à formatar. Na segunda parte há formatos pré-configurados. Caso não deseje nenhuma das opções disponíveis clique em Formato Personalizado. Ao concluir, clique no botão OK. Veja o resultado final ao lado.
Observe que os valores maiores que R$ 100,00 estão marcados. Caso deseje selecionar o valor de R$ 100,00 inclusive, teríamos que criar uma regra personalizada. No passo 5 deveríamos escolher a opção Mais Regras...
Essa opção é útil quando não temos formatos pré-configurados na tela de restrições. Veja a tela abaixo.
No campo Formatar apenas células com: teremos mais opções de restrição. Podemos trocar a restrição para MAIOR OU IGUAL A ... Neste caso teríamos os valores iguais a R$ 100,00 também formatados.



Nesta versão foi retirado o limite de três condições para a formatação condicional. Você agora pode construir uma lista com diversas checagens para a mesma célula. Para fazer isso, no menu principal da formatação condicional (quando você clica no botão Formatação condicio-nal), clique em Gerenciar Regras. A tela abaixo será exibida. Para adicionar nova regra, clique no botão Nova Regra. Veja a tela abaixo com quatro diferentes regras para formatação.
As regras superiores tem precedência ou prioridade sobre as inferiores. Lembre-se de criar suas condições na ordem que deseja que elas sejam avaliadas. Caso precise, clicando nos bo-tões Mover para Cima ou Mover para baixo, sua regra é reposicionada na lista.

Aproveite e explore as demais opções da formatação condicional, pois ainda podemos formatar os Primeiros e últimos Valores (ideal para escalas), Barras de dados, Escalas de cor ou ainda como conjunto de ícones. Veja abaixo cada uma dessas opções para nosso conjunto de da-dos.

41. Função Comentário
A função comentário é utilizada para inserirmos observações sobre o conteúdo de uma cé-lula, descrevendo sua utilização ou que tipo de dados que elas deverão conter. Muito útil para planilhas que devem ser enviadas para outros usuários para esclarecer sobre o procedimento de preenchimento dos dados.
Ao ser inserido um comentário em uma célula, no canto superior direito aparecerá uma se-tinha vermelha, indicando o comentário inserido (figura 1). Para exibir o comentário basta po-sicionar o mouse sobre a célula (figura 2).








42. Função SE
A função SE é utilizada para realizar testes condicionais à suas células. A função retorna VERDADEIRO ou FALSO dependendo da condição a que foi submetida a célula ou operação.
Sintaxe:
SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
Por exemplo:
 Se o sexo informado em uma célula for masculino, então execute uma função atri-buída para Homens. Se o sexo informado for feminino, então execute a uma função atribuída para Mulheres.
 Se a nota é maior que sete então constar na célula de situação do aluno o termo a-provado ou então reprovado.
SÍMBOLOS DE COMPARAÇÃO UTILIZADOS NO EXCEL
= IGUAL
< > DIFERENTE
> MAIOR
>= MAIOR OU IGUAL
< MENOR
<= MENOR OU IGUAL
EXEMPLO 1: Vamos criar um controle de notas de alunos. Após a digitação da média, a fun-ção deverá retornar se o aluno foi aprovado ou reprovado.
Condições para a planilha: Se o aluno tiver média igual ou superior a 7 (sete) estará apro-vado, senão estará de recuperação.

Veja a mesma planilha com as fórmulas sendo exibidas.


C2  célula que está armazenada a média do aluno.
>= 7 é o teste lógico ou condição para a checagem da função.
“Aprovado”  refere-se à resposta verdadeira, ou seja, se a condição for verdadeira (a nota for maior ou igual a 7) então a função escreverá Aprovado.
; (ponto e vírgula)  é o separador de lista de argumentos.
“Recuperação”  refere-se a resposta falso, ou seja, se a condição for falsa (a nota for menor que 7), a função escreverá Recuperação.
OBS.: Sempre que uma função precisar retornar um texto para a célula (Aprovado, repro-vado, rejeitado, com defeito, etc...), digite o termo entre aspas. Isso informa a função que o re-torno será um texto (ou em programação, retornará uma String).
Se ela for omitida a função tentará resolver o termo e na maioria das vezes retornará um er-ro (normalmente de fórmula inconsistente).

EXEMPLO 2: Vamos verificar o estoque de materiais, informando quando o estoque está no nível Crítico.


Observe as fórmulas:


D2  Refere-se a célula que contém o estoque atual.
<=  Operador lógico que significa menor ou igual.
C2  Refere-se a célula que contém o estoque crítico.
D2<=C2  Operador lógico. Condição a ser verificada pela condição SE. Se o valor de D2 for Menor ou igual a C2 então...
―Estoque Crítico‖  refere-se a condição verdadeira, quando o estoque for menor ou igual ao estoque mínimo.
―Estoque normal‖  refere-se a condição falsa, quando o estoque estiver acima do estoque mínimo.
EXEMPLO 3: Calcular a diferença entre dois números sendo que o resultado nunca poderá apresentar um valor negativo.
Em uma operação normal (como exibido ao lado) o resulta-do da diferença será negativo. Nesse caso então utilizaremos a função SE para que o resultado seja positivo sempre. Para criar o teste lógico devemos primeiro descobrir em que posição está o maior número.
Veja a próxima tela ao lado. Com a função SE o resultado ficará sempre positivo, pois haverá uma inversão na ordem dos valores que serão subtraí-dos.

Então, na função =SE(B1<B2;B2-B1;B1-B2)
B1<B2  teste lógico (se B1 for menor que B2)
;  separador dos argumentos. Leia-se então.
B2-B1  condição verdadeira, ou seja, no teste lógico B1 é menor que B2.
;  separador dos argumentos. Leia-se senão.
B1-B2  condição falsa, ou seja, no teste lógico B1 é maior que B2
Lendo a função: SE B1 for menor que B2 então execute B2–B1, senão execute B1–B2.
Observe que somente foi feita uma inversão na ordem da operação matemática. Se o pri-meiro valor é menor, então comece a subtração do valor maior.
EXEMPLO 4: De acordo com a idade e o sexo informar no campo Teste de Condição, os valo-res encontrados como: Sexo M ou F, maior ou menor de idade.
Observe que neste exemplo não podemos utilizar apenas 1 SE. Precisaremos utilizar mais de uma vez a função, pois há 2 condições a serem checadas.


Observe a função inserida na célula D2:
=SE(B2="F";SE(C2>=18;"Sexo Feminino, maior de idade";"Sexo Feminino, menor de idade");SE(C2>=18;"Sexo Masculino, maior de idade";"Sexo Masculino, menor de idade"))
Há três funções SE nesse exercício. O primeiro SE checa se o sexo inserido na célula B2 é F (de feminino). Não basta checar o sexo, precisamos também checar a idade. Neste caso inse-rimos um segundo SE. Neste segundo SE checamos a idade (C2>=18). Se o Sexo for F e a ida-de maior de 18 anos inserimos na célula a resposta ―Sexo Feminino, maior de idade‖. Caso não seja maior de idade, inserimos o argumento Falso ―Sexo Feminino, menor de idade‖. Não po-demos terminar a função neste ponto, pois falta checar o sexo Masculino.
Ao verificar o valor da célula perceba que estamos procurando o sexo Feminino (F). Quan-do o sexo informando não for F então a condição falsa do primeiro SE será executada.

(SE(C2>=18;"Sexo Masculino, maior de idade";"Sexo Masculino, menor de idade")) que é outra função SE, desta vez para tratar a idade do Homem pois se o sexo infor-mado não for F, será M obrigatoriamente.
A função SE requer para seu aprendizado muita prática. Não deixe de fazer os exercícios desta apostila para fixação do conteúdo.

43. Função E
A função E retornará VERDADEIRO (resultado lógico, não confundir com texto) se todos os argumentos forem verdadeiros; retornará FALSO se um ou mais argumentos forem falsos.
Em uma lista de checagens todos os critérios terão quer ser verdadeiros para que a função retorne o valor VERDADEIRO.
Sintaxe: =E(...)
A função exige apenas critérios lógicos para validação. Pode ser quantos desejar.
Exemplo: Para que seja autorizado uma compra de produto, todos os gerentes de uma em-presa precisam aprovar com um OK uma proposta de compra. Caso algum gerente não aprove o pedido será rejeitado.


Se um gerente não aprovar a compra, veja o resultado da fórmula.



Na função SE representada na linha 10 perceba que não foi feito o teste lógico, simples-mente referenciei o resultado da função E. O retorno da função E foi um valor lógico ―FALSO‖. Neste caso a função SE executou o argumento FALSO.
Podemos unificar a função SE com a Função E para ter uma única célula para a resposta. Veja abaixo a função na forma utilizada.


44. Função OU
A função OU retornará VERDADEIRO (resultado lógico, não confundir com texto) se APENAS UM dos argumentos for verdadeiro; retornará FALSO se todos os argumentos forem falsos.
Em uma lista de checagens pelo menos UM critério terá quer ser verdadeiro para que a função retorne o valor VERDADEIRO.
Sintaxe: =OU(...)
A função exige apenas critérios lógicos para validação. Pode ser quantos desejar.
Exemplo: Em um julgamento, se apenas um juiz considerar o réu inocente então o julga-mento será reagendado para uma nova decisão.



Agora observe se todos o julgarem culpado.


Na função SE representada na linha 10 perceba que não foi feito o teste lógico, simples-mente referenciei o resultado da função OU. O retorno da função OU foi um valor lógico ―FAL-SO‖. Neste caso a função SE executou o argumento FALSO.
Podemos unificar a função SE com a Função OU para ter uma única célula para a resposta. Veja abaixo a função na forma utilizada.


45. Função Éerros
Em algumas situações específicas precisamos verificar se o retorno de uma função será um erro.
Essa checagem é necessária para eliminarmos a verificação manual de situações onde há uma falha em uma função qualquer criada.
Retorna um valor lógico (VERDADEIRO ou FALSO) se referir a qualquer valor de erro (#N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? ou #NULO!).
Sintaxe: =ÉERROS(valor)
A função exige apenas uma célula que contenha a função a ser checada.
Exemplo1: a função SOMA foi digitada errada na célula A2 (figura abaixo). Na célula A5 foi digitada a função para verificação. O retorno for VERDADEIRO, pois há um erro na fór-mula.



Exemplo 2: Se o retorno de uma função PROCV for inválido, deixar o campo em branco para não interferir nos cálculos das demais células que possuem fórmulas.
Para resolver este problema vamos utilizar também a função SE, que fará a avaliação do re-sultado.



Na primeira parte do exemplo, o produto código 4 não existe, retornando um erro para a descrição da célula B3. O valor unitário também é trazido de uma tabela chamado Produtos, conseqüentemente não havendo dados as fórmulas do imposto e do total a pagar apresentam er-ro.
No segundo exemplo foi inserida a função ÉERROS em conjunto com a função SE para checar a situação de erro ou não para a função.
Observe a sintaxe do comando:
=SE(ÉERROS(B3);0;PROCV(A3;PRODUTOS;3;0))
A função SE está aguardando o retorno da função Éerros da função inserida na célula B3. O retorno do teste lógico foi VERDADEIRO pois o código do produto 4 não foi localizado. Com a condição VERDADEIRO foi inserido o valor 0 (zero) na célula, não interferindo nos cálculos das demais fórmulas da planilha.
Se o resultado de B3 fosse um produto, a função SE iria executar o ProcV corretamente, trazendo a descrição do produto e o valor unitário para conclusão. Veja a imagem abaixo.



Leia: Se a função ÉERROS retornar um valor VERDADEIRO do resultado do PROCV da célula B15, então preencha o campo como 0 (zero), senão execute a função Procv.
46. Função Cont.se
Outra função do Excel que também utiliza critérios para poder exibir seus resultados é a função CONT.SE. A função conta um determinado número de valores desde que atenda ao critério estipulado.
Por exemplo: Dentro de uma amostragem de dados você gostaria de saber quantos regis-tros tem o status de pago. Basta usar a função CONT.SE.



D2:D16  Faixa de dados onde se encontra o critério a ser analisado.
;  separador de argumentos
―cancelada‖  Critério que será analisado pela função CONT.SE. O valor do texto tem que es-tar exatamente como está na planilha de dados.
A função contará somente as células que possuírem o conteúdo cancelada.
Nos critérios também podemos utilizar os operadores de comparação (>, <, >=, <=. <> e =). Desde que os critérios estejam entre as aspas.
Por exemplo, gostaria de contar as notas acima cujo vencimento seja acima de 20/02/2010.

O parâmetro ―>20/02/2010‖ restringiu a contagem para datas cujo vencimento seja maior que 20/02/2010. A faixa de dados onde o critério devia ser procurado agora é a coluna de venci-mento (C2:C16).
47. Função Somase
Em alguns trabalhos podemos deparar com uma necessidade específica de somar parte dos valores de uma planilha. Quando precisar resolver esse problema, utilize uma soma condicional que realiza a soma de acordo com critérios pré-definidos.
Por exemplo: somar o valor dos pagamentos que tem status de ―PG.

C2:C11  Faixa de dados onde se encontra o critério a ser analisado.
PG  critério que será analisado. Deve estar entre aspas.B2:B11  Faixa de dados onde estão os valores que serão somados.

48. Autofiltro
O recurso de Autofiltro é utilizado quando quisermos rapidamente res-tringir a exibição dos dados que estão na planilha, separando-os conforme critérios específicos.
Veja o exemplo abaixo. Quero aplicar um filtro a minha base de dados para que somente os dados de venda que tiverem o Item 6 sejam exibidos.







Para aplicar o Autofiltro
1. Posicione o cursor em uma célula da sua tabela de dados.
2. Clique na guia Início
3. Localize a galeria Edição.
4. Clique no botão Classificar e Filtrar.
5. No menu que será apresentado, escolha Filtro. Sua planilha irá sofrer uma pequena alteração.
Os títulos de suas colunas agora apresentam um controle (uma seta apontado para a parte inferior da planilha). Veja a imagem abaixo.



Através desses controles é que aplicaremos o Filtro. Para filtrar então o item 06 devemos clicar no controle de filtro do campo PRODU-TO. A janela ao lado será exibida.
Todos os produtos estão selecionados. Devemos desmarcar todos e deixar somente o campo Item 6 selecionado. Uma forma de se fazer isso é clicar na caixa de controle Selecionar Tudo para que todos os itens sejam desmarcados. Ai sim marcaremos o Item 6.
Ao clicarmos no botão OK os dados serão filtrados. Veja a ima-gem dos dados abaixo filtrados. Veja a área em destaque.
O campo filtrado apresenta o desenho de um filtro. Outras carac-terísticas da filtragem: a troca de cor do número das linhas e as linhas que não correspondem ao filtro são ocultas.


Há possibilidade ainda de aplicar um filtro diferenci-ado para cada tipo de dados. Há filtros para campos de tex-to, campo de valores, entre outros. Veja a imagem do lado direito. O Campo de filtragem de Preço de Custo foi sele-cionado. O sexto campo do menu alterou-se para Filtros de número com diversas possibilidades de filtragem (com comparativo de va-lores, média, primei-ros itens, entre ou-tros).
Se clicarmos em um campo de texto as opções são diferenciadas. Veja agora a imagem do lado esquerdo.
Perceba que as opções agora são específicas para o texto.
Para desativar o Autofiltro, basta repetir os passos que fizemos para sua ativação. Quando clicarmos no botão filtro, todos os campos de filtragem serão removidos dos títulos das colunas.



49. Subtotais
O recurso de SUBTOTAL calcula rapidamente agrupamentos de valores ou dados, dependendo da classificação aplicada a tabela. No exemplo abaixo tenho uma tabela com valores . Podemos agrupar nos-sos dados por clientes, itens, vendedores, região. Para cada agrupamen-to podemos realizar uma contagem de dados, uma soma de valores, en-tre outras operações. Na planilha abaixo iremos verificar quando foi faturado por região.

Um detalhe muito importante é que devemos classificar os dados para podermos aplicar os subtotais as suas linhas. Devemos classificar os campos que serão agrupados. Em nosso exemplo quero somar quanto faturei por região. A classificação da planilha foi feita por região.
Para aplicar a classificação consulte tópico específico desta apostila. Vamos então inserir os subtotais.
1. Clique na guia Dados
2. Localize a galeria Estrutura de Tópicos
3. Clique no botão Subtotal. A tela ao lado será exibida. Ob-serve que é a mesma tela da versão 2003 do Excel!
4. No campo A cada alteração em: devemos indicar o campo que está classificado. Em nosso caso Região.
5. O campo Usar função permite que utilizemos diversas funções nos dados agrupados. Vamos escolher e função



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