50. Estrutura de Tópicos
A estrutura de tópicos pode ser utilizada quando você precisar agrupar dados, ocultando, por exemplo, partes da planilha até uma totali-zação.
Neste caso a explicação é mais simples se visualizarmos um exemplo.
Imagine que sua empresa venda para todas as regiões do Brasil, para todos os Esta-dos e para alguns municípios. Gostaria de agru-par as Regiões, depois os estados e por último os municípios para visualização dos dados ou dos totais faturados.
Esse agrupamento é o mesmo do recur-so SUBTOTAL do Excel. Única diferença é que você poderá escolher onde será criada uma estrutura. Seja nas linhas ou colunas.
Observe a planilha ao lado.
Antes de iniciarmos o processo, deve-mos classificar as informações de acordo com os agrupamentos que iremos realizar. A planilha acima está classificada por REGIÃO, seguida por ESTADO e depois por CIDADE.
Insira totalizadores para cada REGIÃO, ESTADO e CIDADE. Veja a imagem ao lado.Agora, vamos criar a estrutura de tópicos, primeiro passo, iremos selecionar da linha 2 até a linha 28. Essa primeira estrutura exibirá o agrupa-mento de todos os dados para exibição do total ge-ral.Clique na guia
- Dados
- Localize a guia Estrutura de Tópicos
- Clique no botão Agrupar.
A planilha ficará com a seguinte característica, veja a imagem abaixo.
Observe que do lado esquerdo, antes da repre-sentação das linhas apareceram dois controles nume-rados como 1 e 2 (área em destaque).
Esses controles agrupam as informações, ocul-tando as células que estão definidas dentro da estrutu-ra.
Clicando no número 1 as linhas são agrupadas, a planilha ficara como a planilha abaixo.
Ao clicarmos sobre o controle número 2 os da-dos voltam a aparecer, ou seja, as linhas ocultas são exibidas.
Agora vamos definir os subtópicos. Vamos agrupar as informações por região. Com todas as linhas aparecendo, selecione as linhas 2 até 12 (repare que são as linhas da região SUL).
- Clique na guia Dados
- Localize a guia Estrutura de Tópicos
- Clique no botão Agrupar
Selecione agora as linhas 14 a 27 e repi-ta os últimos três procedimentos acima.
Observe como ficou sua base de dados ao lado.
Um novo controle foi inserido. Agora há 2 níveis de Estrutura. Ao clicar na opção 1 o totalizador geral aparecerá. Ao clicar na opção 2 somente os totais da região aparecerão. Clican-do na opção 3 todos os dados serão exibidos.
Veja a imagem abaixo quando o controle 2 foi selecionado.
Vamos agora agrupar as cidades. Deixe todos os registros aparecendo novamente (clique no botão 3)
Repita os procedimentos acima só que desta vez selecionando as linhas referentes às cida-des.
Quando concluir sua planilha deverá ter a seguinte visualização final.
Um novo controle foi acionado (controle 4). Repare na imagem abaixo quando o controle número 3 for selecionado. Seus dados serão recolhidos e os totais das cidades serão exibidos.
Para concluir, irei inserir uma estrutura pa-ra as colunas B e C. Para fazer isso deve-se sele-cionar as colunas B e C e agrupar com o procedi-mento utilizado acima.
Quando o controle da coluna for recolhido, somente os valores e as regiões serão exibidos.
Veja o exemplo abaixo. Observe que novos controles foram inseridos, só que desta vez na parte superior da sua planilha.
Para limpar a estrutura, basta selecionar as linhas ou todos os dados e seguir o procedimen-to abaixo:
Clique na guia Dados
Localize a galeria Estrutura de Tópicos.
O botão Desagrupar é composto por 2 partes. Ve-ja a imagem ao lado. Muitos botões possuem essa
característica. Clique na parte de opção. Um pe-queno menu será exibido.
Clique em Limpar Estrutura de Tópicos. Sua planilha voltará a ter o status original antes do agrupamento.
A opção Caixa de Diálogo da Estrutura de Tópicos apresenta as se-guintes possibilidades. Veja em destaque ao lado o botão na guia.
Direção: Indica em que direção que a estrutura de tópicos irá correr para localizar o totali-zador e fazer o agrupamento, no caso do Autotópico. Ele procurará linhas de totalizadores para criar a divisão da estrutura sendo que para as linhas serão procurados abaixo dos detalhes a serem agrupados e as colunas à direita do detalhe do agrupamento.
A opção Estilos automáticos insere um Estilo padrão do Excel para a linha de totais. Colo-ca o texto em negrito, da linha abaixo do agrupamento em Negrito.
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