O Excel é pródigo em recursos bacanas. Difícil encontrar produto que ofereça tantas possibilidades. Uma das funcionalidades que fazem a diferença no programa da Microsoft é a formatação condicional. Por meio desse recurso, é possível aplicar estilos de formatação a células de planilhas variáveis de acordo com seu conteúdo. Imagine, por exemplo, que você tenha uma meta orçamentária para o ano, que é não ultrapassar um gasto mensal de 1 000 reais. Se você aplicar a formatação condicional poderá, por exemplo, definir que os valores que ultrapassarem esse teto sejam exibidos em vermelho e aqueles em que você ficou dentro da meta apareçam em verde. Numa planilha com poucos dados – os doze meses do ano, como no exemplo – o recurso já funciona superbem, porque facilita a visualização dos resultados. Imagine o que a formatação condicional pode fazer naquelas planilhas recheadas de informações. A formatação condicional foi implementada pela Microsoft no Excel 97, mas ganhou um upgrade e tanto na versão mais recente do aplicativo. Neste tutorial vamos mostrar como usar o recurso no Excel 2007.
Seleção de células
A tarefa de aplicação da formatação condicional não poderia ser mais simples. Primeiro, selecione o conjunto de células que deverá recebê-la. Em seguida, abra a faixa de opções Início e clique em Formatação Condicional no grupo Estilo para abrir o menu com as opções de formatação disponíveis. Há cinco tipos que você pode usar de acordo com suas necessidades.
Realce de regras
O primeiro item do menu de formatação condicional é o Realçar Regras das Células. Com as opções disponíveis sob esse guarda-chuva é possível destacar valores iguais, maiores ou menores do que um valor determinado ou salientar números que estejam entre dois outros que você definir. Outra possibilidade é localizar um texto específico, uma data ou valores duplicados. Seja qual for a opção escolhida, o Excel abre uma caixa de diálogo específica para a regra escolhida, na qual você estabelece os parâmetros e como quer formatar as células para exibi-los. Se você quiser, por exemplo, ressaltar todos os valores que ultrapassaram a meta estabelecida, selecione Início > Formatação Condicional > Realçar Regras de Células > É Maior Do Que e, no primeiro campo, digite o valor da meta e escolha o formato para o realce no menu ao lado.
Destaque por classificação
Agora imagine que você queira apenas ressaltar os piores colocados ou os melhores desempenhos, aqueles que estão acima ou abaixo da média ou os que superaram ou ficaram abaixo de um determinado percentual. Nesse caso, escolha o item desejado da opção Início > Estilo > Formatação Condicional > Regras de Primeiros/Últimos. Na maioria desses casos – a exceção são as opções que tomam a média como referência – o Excel fornece um valor padrão (dez últimos, dez primeiros, 10% acima ou 10% abaixo), mas você pode alterar esse valor para que atenda suas necessidades.
Barras de dados
Uma forma bem eficiente de exibir e visualizar números no Excel é escolher o item Barra de Dados da Formatação Condicional. Essa opção mostra barras horizontais em cada célula, em um degradê que vai de uma cor mais escura para o branco. O comprimento de cada barra varia de acordo com o valor expresso nela em relação aos valores das demais células do conjunto que está recebendo a formatação condicional. É importante lembrar que a diferença de tamanho das barras fica mais evidente quanto maior for a largura das células. A dica, então, é aumentar a largura das colunas até encontrar a melhor visualização. O Excel oferece quatro opções de cores. Se não gostar de nenhuma delas, clique em Mais Regras e seleciona uma nova clicando em Cor da Barra.
Gradação de cores
Outra forma de representar diferentes valores das células é usar gradações de cores (Início > Estilo > Formatação Condicional > Escalas de Cores). Nessa opção, o Excel 2007 oferece quatro possibilidades de formatação com três cores e outras quatro com duas cores. Nessa opção, as tonalidades representam o valor expresso na célula em relação aos demais valores. Quando se escolhe a primeira escala de cores, por exemplo, o valore mais baixo é representado em vermelho, o intermediário em amarelo e o mais alto em verde. Células com valores que estão entre essas referências são representadas por cores desse degradê. No caso de um valor entre o mínimo e o intermediário, uma cor no degradê que vai do vermelho ao amarelo – portanto, em um tom de laranja.
Ícones nas células
Há ainda uma terceira forma gráfica de formatação condicional, além das barras e das escalas de cores. É o uso de ícones (Início > Estilo > Formatação Condicional > Conjuntos de Ícones). O Excel fornece 17 conjuntos de ícones. Há opções de três, quatro e cinco ícones, incluindo setas, sinalizadores, semáforos, classificações, quartos e círculos que vão do vermelho ao preto. Neste caso, não é possível usar ícones personalizados. É possível apenas customizar as regras da correlação entre os valores e o ícone apresentado quando se clica em Mais Regras.
No controle das regras
Quem observar as opções do menu que se abre ao se clicar no botão Formatação Condicional notará um item denominado Gerenciar Regras. No Gerenciador de Regras de Formatação Condicional, o Excel armazena todas as formatações aplicadas numa seleção ou numa planilha aberta. Por meio dessa caixa de diálogo é possível criar, editar ou excluir regras. Para eliminar a formatação condicional de uma planilha ou célula há outro meio. Clique em Início > Estilo > Formatação Condicional > Limpar Regras e escolha uma das opções.
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